Una conversación
Nos cuentas qué espacios atiendes, por dónde te llegan hoy los avisos, quién los atiende y dónde se pierden. Con eso vemos si encajamos.
Cómo trabajamos
Del aviso al cierre, paso a paso.
Así recorre un aviso nuestro equipo, qué decides tú en cada paso y qué queda registrado. Al final, cómo ponemos en marcha tu servicio.
Un aviso, de principio a finEsquema
- 01RecibirEquipo
- 02RegistrarEquipo · IA resume
- 03PriorizarIA propone · persona decide
- 04Pasar a quien reparaEquipo
- 05SeguirEquipo
- 06Cerrar y contarEquipo
Qué ocurre con cada aviso
Seis pasos. Un solo hilo.
En cada paso, lo que hace el equipo y lo que decides tú.
- 01
Recibir
Entra un aviso por uno de los canales acordados: teléfono, correo, WhatsApp, chat o formulario. Contesta una persona del equipo, con el nombre de tu organización, y confirma a quien avisa que lo tenemos.
Lo que decides túPor qué canales, en qué horario y cómo nos presentamos.
- 02
Registrar
Abrimos el ticket en tu herramienta con lo necesario para que quien repara llegue preparado: qué pasa, dónde exactamente, desde cuándo, fotos, quién avisó y cómo prefiere que le contestemos. Si falta algo, lo preguntamos al recibir el aviso, y lo que no se pueda saber queda anotado. La IA nos ayuda a resumir los mensajes largos; el ticket lo revisa una persona.
Lo que decides túQué datos son obligatorios y con qué categorías trabajas.
- 03
Priorizar
La IA propone una categoría y una urgencia, con su motivo. Una persona del equipo la confirma o la corrige con tus criterios y con lo que sabe del caso. Si hay riesgo para alguien, se sigue tu protocolo de urgencias antes que nada.
Lo que decides túLos niveles de urgencia, sus plazos y a quién se avisa en cada uno.
- 04
Pasar a quien repara
Pasamos el ticket a la empresa o al técnico que corresponde según tus indicaciones, con todo lo que sabemos, para que no tenga que empezar de cero. Si hace falta, concertamos la cita.
Lo que decides túQuién atiende cada tipo de aviso y quién autoriza cada gasto.
- 05
Seguir
Vigilamos el estado de cada ticket. Si no se mueve en el plazo acordado, preguntamos a quien lo tiene y, si sigue parado, te avisamos. A quien avisó le contamos cómo va sin que tenga que llamar.
Lo que decides túLos plazos y cuándo quieres enterarte de un atasco.
- 06
Cerrar y contar
Cuando quien repara da el trabajo por hecho, se lo contamos a quien avisó, con lo que se ha hecho y sin jerga. Si se ha acordado, le pedimos que confirme que todo está bien; si dice que la avería sigue, el ticket vuelve a quien repara. El ticket queda completo en tu herramienta, y lo que se repite queda a la vista para prevenirlo.
Lo que decides túSi el cierre necesita confirmación de quien avisó.
Cómo ponemos en marcha tu servicio
Cómo empezamos contigo.
Antes de atender el primer aviso. No hace falta cambiar de canales: nos adaptamos a los tuyos.
Una propuesta por escrito
Te decimos qué asumiríamos, con qué horario y canales, y en qué condiciones.
Un acuerdo de servicio
Fijamos juntos lo que en el día a día no puede quedar en el aire: canales y horario, cómo nos presentamos, criterios de urgencia, a quién se pasa cada tipo de aviso, quién autoriza qué, cómo se cierra un ticket (y qué se hace si quien avisó no contesta o dice que la avería sigue), qué te contamos y cada cuánto, y quién es tu interlocutor para revisar el servicio.
Plataforma, accesos y conexiones
Acordamos dónde se gestionarán los tickets, qué permisos necesita el equipo y qué conexiones por API requiere el servicio. En tu herramienta entramos con usuarios propios y los permisos justos para las tareas acordadas. Si atendemos tus canales, acordamos cómo: un número o una dirección que nos desvías, un buzón compartido o lo que ya uses.
La guía de tu servicio
Escribimos con lo acordado la guía que usará el equipo: cómo se saluda, qué se pregunta en cada tipo de aviso, a quién se pasa, qué se hace si hay riesgo. La revisas antes de empezar.
El arranque y las primeras semanas
Empezamos en la fecha acordada. Las primeras semanas revisamos contigo lo que ha entrado y cómo se ha resuelto, y ajustamos la guía donde haga falta. Después, lo revisamos con la frecuencia que acordemos.
Lo que medimos
Lo que medimos, para mejorar.
Cuánto se tarda en contestar, en pasar el ticket a quien repara y en cerrarlo; cuántos tickets se atascan y cuántos vuelven a abrirse; qué averías se repiten. Qué te enseñamos y cada cuánto, lo acordamos al empezar.
Revisión del servicioForma de ejemplo · sin datos
Tiempo hasta la primera respuesta
Tiempo hasta pasar el ticket
Tickets resueltos
Casos que vuelven a abrirse
Pendientes que se atascan
- Falta fecha de la empresa
- Espera autorización
- Pieza pedida
Forma de ejemplo · sin datos
Preguntas frecuentes
Si reparamos, quién autoriza los gastos, qué hace la IA y cómo empezamos.
Ver las preguntasHablemos
Cuéntanos cómo te llegan hoy los avisos.
Qué espacios atiendes, por qué canales entran los avisos y dónde se quedan sin respuesta. Con eso te proponemos cómo atenderlos.
Cómo seguimos
- 01Una conversaciónNos cuentas qué necesitas cubrir.
- 02Una propuesta por escritoTareas, horario, canales y plataforma.
- 03El arranqueEn la fecha que acordemos.
Correoinfo@fixfy.cloud